Si te dedicas a los medios creativos y eres de los que han decidido emprender su propio equipo de trabajo o si ya perteneces a alguno, te habrás dado cuenta de que mantener un flujo de trabajo funcional no es una cosa que ocurre por sí sola, muchas veces es difícil llegar a los plazos o alcanzar la calidad deseada y es que trabajar en equipo es genial pero para lograr tener un buen flujo de trabajo es necesario hacer lo correcto en su debido momento, Belli nos lo cuenta.
Por: Belli Ramírez
Quiero compartir con vosotros un error muy común que todavía se da en la mayoría de las productoras de animación y que tiene una muy fácil solución. En varias consultorías me han pedido ayuda porque no sabían el motivo de por qué las cosas no avanzaban como debían de ser. Les daba la sensación de que el equipo no estaba a un rendimiento del 100%. Pues bien, cuando hay esta sensación de desconcierto sobre el equipo y crees que no está haciendo lo que le corresponde, la mayoría de las veces suele ser un problema de la misma compañía, ya que no se han tomado el tiempo para hacer una descripción de todos los puestos de trabajo y de elaborar un organigrama.
Cuando una productora o empresa no funciona como un reloj puede ser por muchos motivos, os voy a enumerar algunos:
– No se han descrito y establecido procesos de trabajo.
– No se han definido responsabilidades y tareas de los trabajadores.
– No se ha establecido un organigrama claro.
– No se han establecido vías de comunicación claras basadas en los puntos anteriores.
Para mejorar la productividad y el ambiente laboral, nos vamos a centrar en la descripción de los puestos de trabajo y organigrama, aconsejo encarecidamente dedicar tiempo a la creación de ambos.
Antes de comenzar la descripción de puestos de trabajo, recomiendo que procedáis a realizar un análisis de los puestos que tengáis que describir pensando en su naturaleza y no en la persona que vaya o esté desempeñando el puesto que vais a describir.
Cada puesto de trabajo tiene sus propias necesidades. Eso implica un trabajo de análisis, para ello describamos qué necesidades tiene que cubrir ese puesto de trabajo.
Jae Hyung Kim (Foto de Deborah Coleman / Pixar)
Por ejemplo, si hablamos de coordinador de producción, necesitamos que nos haga un seguimiento diario de la producción y nos asista en una serie de tareas. En esa descripción añadiremos en primer lugar su función, conjunto de tareas, si listamos las tareas de la función mucho mejor. También especificaremos las responsabilidades que ha de asumir al realizar las funciones. Tendremos en cuenta las herramientas necesarias para desempeñar el puesto de trabajo, las aptitudes, las actitudes, y las competencias necesarias para realizar un buen desempeño del puesto, formación que deben de tener los trabajadores que vayan a ocupar cada puesto de trabajo específico. Y lo último, y no menos importante, indicaremos quién es su superior inmediato y si tienen personas a su cargo, esto nos ayudará para establecer unas buenas vías de comunicación.
La descripción la haremos teniendo como referencia la siguiente información:
-“¿Qué hacen” los trabajadores?: Funciones o actividades que ejecutan en el desempeño del puesto, las funciones agrupan tareas.
-“¿Cómo lo hacen?”: Recursos que utilizan, métodos que emplean y manera como ejecutan cada tarea.
-“¿Para qué lo hacen?”: Objetivos que pretenden conseguir, propósito de cada función. Tenemos que describir las responsabilidades, si no definimos responsabilidades, no podemos exigirlas.
Hay que evitar las descripciones genéricas, se traducen en una descripción sin valor. No es muy útil, ¿verdad?
Otra cuestión, ¿quién debe de participar en la descripción?
– El departamento de personal.
– Los responsables de cada departamento involucrado.
– La cúpula directiva.
– Cualquier otra persona de la empresa que pueda aportar información sobre el puesto, es un trabajo de equipo.
Las descripciones deben de ser conocidas por todos los miembros de la empresa para que así sepan cuáles son sus funciones y cómo se relacionan entre sí.
También hay una estructura a la hora de darle forma a la descripción del puesto de trabajo:
– Nombre del puesto, el departamento al que pertenece, puesto o puestos de los que depende y su situación dentro del organigrama.
– Especificar de forma detallada las funciones que va a desempeñar la persona que ocupe el puesto.
– Importante que indiquéis las responsabilidades y los objetivos a los que se quiere llegar, para que así los conceptos queden claros y que no haya malos entendidos.
– Los requisitos que debe de cumplir cada empleado tanto a nivel de estudios, como de competencias, actitudes, aptitudes.
– Para evitar confusiones e interpretaciones tiene que quedar muy claro a quien se tiene que reportar, especificando el puesto de trabajo concreto al que acudir.
– Es imprescindible hacer constar las herramientas necesarias para poder ejecutar las tareas que se describan, contemplando las condiciones del puesto de trabajo, esto incluye los riesgos que puede conllevar cada puesto en caso de haberlos.
Pues bien, una vez redactadas las descripciones de los puestos de trabajo ¿Qué es lo siguiente? ¡Utilizarlas!
El organigrama del que os hablaba al comienzo de este post se realizará basándonos en las descripciones de los puestos de trabajo. Ambos deben de estar relacionados, si bien en algunas compañías no es así.
Para concluir, las descripciones de los puestos de trabajo y el organigrama nos ayudan a que se conozca a detalle el trabajo que se debe realizar y cómo se debe de hacer. Así estarán claramente definidas las funciones, responsabilidades y formas de trabajar.
Es imprescindible que toda persona que forme parte de la empresa, independientemente del departamento al que pertenezca, sea consciente de cuáles son sus responsabilidades, para así poder tomar decisiones, aportar y sentirse motivado en su trabajo. A más motivación soy de la opinión que más productividad. Y ahora, a otra cosa mariposa.
Belli Ramírez, Dirección de Producción para proyectos de animación.
Belli Ramírez, es un referente de la dirección de producción en proyectos de animación en España. Belli cuneta con más de 20 años de experiencia gestionando películas y series de televisión.
Ha tenido la oportunidad de ampliar su experiencia trabajando para un gran número de productoras de animación, de la cuales cabe destacar la ganadora de un Oscar Animal Logic en
Sydney, Australia, Ilion Animation Studios, donde ejerció como Jefa de la unidad de Producción en la película Planet 51 y como Jefa de Producción en la primera temporada de Pocoyo, una de las series de tv más reconocidas internacionalmente.
En la actualidad Belli es fundadora y consultora en Mr. Cohl, donde está colaborando en el desarrollo de varios proyectos de animación. Además es Directora del área Audiovisual de Zinkia Entertainment. Compagina la consultoría, la dirección de producción y la formación.
