SAE Magazin 2/2011

Time management is a thorn in the side for many creative minds, although adhering a few basics and 15 minutes per day can be enough to make your work fundamentally more effective and organised: Zeitmanagement ist vielen Kreativen ein Dorn im Auge – obwohl einige Grundsätze und 15 Minuten Zeit am Tag ausreichen, um wesentlich effektiver und organisierter zu arbeiten: Time and project management for creative minds Basic strategies for efficient work “It is important to do this regularly so no items are forgotten.” Photo:TimWeinand Wunderlist is a good app for all those who want a simple and clearly laid out to-do manager. Wunderlist ist eine gute App für all diejenigen, die sich einen simplen und übersichtlichen To-do-Manager wünschen. 1. Capture You can’t and don’t have to remember everything going through your head. You need an “inbox” where you can col- lect all your tasks and ideas which can then be distributed into various situations which can then be worked on over the course of the day. It’s important that you can access this inbox from anywhere and at all times, regardless of whether you use a mo- bile, a simple notebook or a complex time management system for this purpose. 2. Sort Once a day you should sort through everything you have ­accumulated in the inbox. You are best off utilising a quiet period in the morning or evening for this and make this process into a regular rit- ual. The more positive and pleasant you can make this time, the better. Small positive rewards such as a cup of coffee or using your favourite pen can turn this into a ritual for many people. When you go through your inbox sort the content into the following three categories: 1. Resolve immediately: anything which can be taken care of in a few minutes should be resolved immediately. 2. Delegate: anything you don’t have to take care of yourself should be delegated, if possible. Here it is important you regu- larly monitor the progress made. Make a list of “pending” for this purpose. 3. Assign a project/deadline: all tasks or ideas which do not fall into one of the first two categories should be given a dead- line and/or assigned to a project. It is essential to draw up plans or to-do lists for individual proj- ects so you don’t lose perspective. These should be reviewed at regular intervals to check if they are still current. 1. Capture Man kann und muss nicht alles behalten, was einem durch den Kopf geht. Dafür braucht man eine „Inbox“, in der man alleAuf- gaben und Ideen sammeln kann, die einem über den Tag verteilt in den verschiedensten Situationen in den Sinn kommen. Daher ist es wichtig, dass diese Inbox immer und überall verfügbar ist – egal ob man dafür ein Handy, ein einfaches Notizbuch oder ein komplexes Zeitmanagement-System verwendet. 2. Sort Einmal täglich sollte all das sortiert werden, was sich in der Inbox angesammelt hat. Am besten macht man diesen Vorgang zu einem regelmäßigen Ritual und nutzt dazu ruhige Phasen am Morgen oder Abend. Je persön- licher und angenehmer man diese Zeit gestaltet, desto besser – klei- ne positive Aspekte wie eine Tasse Kaffee oder das Nutzen des Lieb- lingsstiftes machen sie für viele zum Ritual. Während man nun seine Inbox durchgeht, sortiert man den Inhalt in folgende drei Kategorien: 1. Sofort erledigen: Alles was nicht länger als ein paar Minu- ten dauert, sollte sofort erledigt werden. 2. Delegieren: Was man nicht zwingend selbst erledigen muss, sollte (sofern möglich) delegiert werden. Wichtig ist hierbei, dass man den Fortschritt regelmäßig kontrolliert. Dazu bietet sich das Führen einer „Warten auf“ Liste an. 3. Einem Projekt / Fälligkeitsdatum zuordnen: Alle Aufga- ben oder Ideen, die nicht in eine der ersten beiden Kategorien fallen, werden mit einem Fälligkeitsdatum versehen und / oder einem Projekt zugewiesen. Das Führen von Plänen oder To-do-Listen für einzelne Projek- te ist essenziell, damit man nicht den Überblick verliert. Auch diese sollten in regelmäßigen Abständen überprüft werden, da- mit sie jederzeit auf dem aktuellen Stand sind. by Daniel Cross Time management 120 production & Know How // creativity & Workflow